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La Raffinerie Tirlemontoise – Politique générale en matière de protection des données

Dans le cadre de ses activités, la Raffinerie Tirlemontoise SA, Avenue de Tervuren 182, B-1150 Bruxelles (« Raffinerie Tirlemontoise »), collecte et utilise des informations sur des personnes physiques comme vous (également appelées « données à caractère personnel »).

La Raffinerie Tirlemontoise accorde une grande importance à la protection de votre vie privée. Par conséquent, la Raffinerie Tirlemontoise s’engage à ne traiter les informations qu’elle collecte à votre sujet uniquement de la façon prévue dans la présente politique. Dans ce contexte, Van Hool se conforme à la législation applicable en matière de protection de la vie privée, y compris le Règlement général sur la protection des données ou « RGPD ».

Dans le cadre de cet engagement, la Raffinerie Tirlemontoise tient à vous présenter la présente politique en matière de protection des données et à vous expliquer pourquoi et comment nous traitons les données à caractère personnel vous concernant, ainsi que vos droits et nos obligations à cet égard. Cette politique vous indique également à qui vous pouvez vous adresser au sein de la Raffinerie Tirlemontoise pour poser vos questions ou pour exercer vos droits. (voir point 7). 

1. Champ d’application

La présente politique en matière de protection des données s’applique à tous les types d’utilisation des données à caractère personnel en ce qui concerne : 

  • les clients actuels, anciens et futurs (personnes physiques, y compris les agriculteurs et cultivateurs) ; 
  • les fournisseurs actuels, anciens et futurs (personnes physiques) ; 
  • les représentants et le personnel des clients (personnes morales) ; 
  • les représentants et le personnel des fournisseurs (personnes morales) ; 
  • les visiteurs de nos locaux ; et  
  • les visiteurs de nos sites web et de notre agroportal.

La présente politique ne s’applique pas aux informations relatives aux personnes morales. Celui que l’on appelle « responsable du traitement » est l’entité juridique qui décide des des finalités et des moyens de collecte et d’utilisation de vos données à caractère personnel. Sauf indication contraire dans une politique complémentaire portant sur un traitement spécifique, la Raffinerie Tirlemontoise est le responsable du traitement.

2. Quelles données à caractère personnel vous concernant sont-elles collectées par la Raffinerie Tirlemontoise?

2.1 Généralités

En premier lieu, nous collectons les données d’identification et de contact des personnes avec qui nous communiquons, comme leur  nom, adresse électronique et/ou postale, numéro de téléphone fixe et/ou portable. Le contenu des communications que vous échangez avec nous par courrier ou par email est également enregistré.

2.2 Professionnels

Si vous êtes un client professionnel ou un fournisseur qui sont des personnes physiques, cette collecte inclut également votre titre, votre poste, le nom de votre société, des données de paiement comme vos numéros de compte bancaire, IBAN, BIC et, le cas échéant, votre numéro de TVA, ainsi que votre historique de ventes ou d’achats auprès de la Raffinerie Tirlemontoise. Cela inclut également des caractéristiques personnelles telles que votre genre, âge et date de naissance (si vous les avez précisés).

Si vous êtes un représentant ou un membre du personnel de nos clients ou nos fournisseurs qui sont des personnes morales, cette collecte inclut également votre titre, votre poste et le nom de votre société.

Pour les fournisseurs de matières premières (par exemples, les agriculteurs et les cultivateurs) cela inclut également des informations concernant vos livraisons, comme la quantité et qualité du produit livré.

Si vous nous fournissez des informations sur d’autres personnes physiques (comme les coordonnées d’un collègue), vous devez leur fournir une copie de la présente politique de confidentialité avant de nous fournir ces informations.

2.3 Particuliers

Pour les clients qui contactent la Raffinerie Tirlemontoise (malgré le fait que nous ne vendons pas directement nos produits à des particuliers), la Raffinerie Tirlemontoise collecte également l’éventuel historique des achats et des caractéristiques personnelles telles que votre genre, âge et date de naissance (si vous les avez précisés).

2.4 Visiteurs de nos locaux

Lorsque vous vous rendez dans un de nos locaux, vous pouvez également être filmé par nos caméras de sécurité. Ces caméras sont toujours signalées par un pictogramme approprié. 

Si vous avez un rendez-vous avec l’un des membres de notre personnel, vous devez également donner votre nom à la réception ainsi que votre personne de contact à la Raffinerie Tirlemontoise.

Si vous visitez nos filiales à Wanze ou à Longchamps, votre numéro de plaque d’immatriculation sera également enregistré de manière automatique par notre système de reconnaissance de plaques d’immatriculation, qui enregistrera également votre heure d’arrivée et de départ. Cela vous sera également signalé par le pictogramme pertinent.

2.5 Visiteurs de nos sites web 

Lorsque vous visitez nos sites web ou notre agroportal, nous collectons également certaines données de connexion et de communication (comme votre adresse IP, le nom de domaine de votre fournisseur d’accès Internet, votre type de navigateur, votre système d’exploitation et votre plateforme), des données statistiques et des informations relatives à votre comportement, vos habitudes et vos préférences (telles que des informations relatives aux pages visitées, les renseignements demandés et le temps passé sur notre site web).

3. Comment les données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Nous collectons vos données à caractère personnel directement ou indirectement via l’un ou plusieurs des canaux suivants :

  • (i) lorsque vous nous contactez et communiquez avec notre personnel et/ou nos systèmes informatiques ;
  • (ii) lorsque vous nous remettez votre carte de visite professionnelle ;
  • (iii) lors d’enquêtes en ligne ;
  • (iv) lorsque vous commandez et achetez certains de nos produits ou services ;
  • (v) via nos systèmes de sécurité et de vidéosurveillance ;
  • (vi) via notre système de reconnaissance de plaques d’immatriculation ;
  • (vii) par l’intermédiaire de la société pour laquelle vous travaillez ou via l’un de vos collègues ;
  • (viii) lorsque vous visitez notre site web ou notre agroportal ; 
  • (ix) lorsque vous participez ou que vous vous inscrivez à des enquêtes, actions, concours et/ou visites d’entreprise ; ou
  • (x) lorsque vous souscrivez à notre newsletter ou lorsque vous remplissez le formulaire de contact.

Si cela est nécessaire, nous complétons vos données à caractère personnel à partir d’informations de sources publiques, à savoir le Moniteur belge et la Banque Carrefour des Entreprises. 

Lorsque nous vous demandons directement vos informations (par exemple, via un formulaire), nous vous indiquerons toujours si vous êtes obligé de nous fournir ces données et quelles seront les conséquences si vous ne souhaitez pas nous fournir ces données.

Pour nous assurer que les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet sont exactes et tenues à jour, nous pouvons vous demander de temps à autre de les passer en revue et de les confirmer ou de les actualiser, le cas échéant.

4. Pourquoi des données à caractère personnel sont-elles collectées et utilisées ?

Vos données à caractère personnel sont toujours traitées pour une finalité spécifique et bien définie, et seules les données nécessaires pour atteindre cette finalité sont utilisées.

4.1 Finalités d’ordre général

Nous traitons les données à caractère personnel (des représentants et membres du personnel) de nos clients et fournisseurs, et des visiteurs de nos locaux et de nos sites web pour réaliser les finalités générales suivantes :

  • (i) supervision de nos activités (mesure et établissement de statistiques sur nos ventes, achats, paiements, nombre de clients, etc.) ;
  • (ii) gestion de notre système informatique, y compris la gestion de l’infrastructure et la continuité des opérations ;
  • (iii) amélioration de la qualité de nos produits et services ; 
  • (iv) protection de nos intérêts économiques,
  • (v) gestion de nos systèmes d’archivage ;
  • (vi) défense dans les procédures judiciaires, y compris dans les réponses aux demandes d’une autorité publique ou d’un tribunal ;
  • (vii) respect des obligations légales ;
  • (viii) finalités statistiques ;
  • (ix) suivi des demandent et plaintes ;
  • (x) fusions et acquisitions ; et 
  • (xi) la sécurité de nos usines et filiales, y compris les contrôles de sécurité et la prévention de la fraude.

4.2 Professionnels

Nous traitons les données à caractère personnel (des représentants et membres du personnel) de nos clients et fournisseurs pour :

  • (i) la préparation et l’exécution des contrats ;
  • (ii) les achats, l’approvisionnement, la facturation et la comptabilité ;
  • (iii) gestions des frais et des plaintes ; 
  • (iv) l’assistance logistique ; 
  • (v) la gestion des relations avec les clients, les fournisseurs et des programmes  de partenariat, des cadeaux de fin d’année;
  • (vi) l’envoi périodique de newsletters et d’emails promotionnels concernant nos produits et services, ainsi que concernant des informations intéressantes ;
  • (vii) l’organisation de promotions, d’actions et de concours ;
  • (viii) les contrôles de qualité des produits livrés ; et
  • (ix) la surveillance des activités dans nos locaux, y compris le respect des politiques applicables et des règles en matière de santé et de sécurité.

4.3 Particuliers

Nous traitons également les données à caractère personnel de particuliers pour :

  • (i) l’envoi périodique de newsletters et d’emails promotionnels concernant nos produits et services, ainsi que concernant des informations intéressantes ;
  • (ii) la gestion des relations avec les clients qui achètent nos produits chez de grands et petits commerçants ;
  • (iii) la réponse de questions ; et
  • (iv) l’organisation de promotions, d’actions et de concours.

4.4 Visiteurs de nos locaux

Nous traitons les données à caractère personnel de nos visiteurs pour :

  • (i) la tenue d’un registre des visiteurs et la gestion des contrôles d’accès ;
  • (ii) le fonctionnement du système de reconnaissance de plaques d’immatriculation automatique (cela s’applique uniquement pour les visiteurs de nos filiales à Longchamps et Wanze) ;
  • (iii) l’organisation de visites par des entreprises et des écoles ; et
  • (iv) la surveillance des activités dans nos locaux, y compris le respect des politiques applicables et des règles en matière de santé et de sécurité.

4.5 Visiteurs de nos sites web

Nous traitons également les données à caractère personnel des visiteurs de nos sites web et de notre agroportal pour :

  • (i) gérer et améliorer nos sites web (par exemple, à travers le diagnostic de problèmes de serveur, l’optimisation du trafic de données, l’intégration et l’optimisation des pages web) ;
  • (ii) mesurer l’utilisation de nos sites web (par exemple par l’établissement de statistiques sur le trafic de données ou la collecte d’informations sur le comportement des visiteurs et les pages qu’ils visitent) ;
  • (iii) améliorer et personnaliser votre expérience et adapter le contenu du site web à chacun de nos visiteurs (par exemple, en mémorisant vos choix et préférences, conjointement à l’utilisation de cookies) ;
  • (iv) analyser l’effectivité de nos campagnes d’email et améliorer l’envoi d’emails pour mieux communiquer ; et
  • (v) surveiller et prévenir la fraude et d’autres risques d’usage abusif de notre site web.

5. Fondement juridique de la collecte et de l’utilisation de données à caractère personnel 

Les données à caractère personnel ne peuvent pas être traitées sans fondement juridique valable. Par conséquent, nous ne traiterons vos données à caractère personnel que dans les cas suivants :

  • (i) nous avons reçu votre consentement libre, spécifique et univoque pour le traitement de vos données à caractère personnel pour une ou des finalités spécifiques ; ou
  • (ii) le traitement est nécessaire afin d'exécuter nos obligations contractuelles envers vous ou de prendre des mesures précontractuelles à votre demande ; ou
  • (iii) le traitement est nécessaire au respect d’une obligation à laquelle nous sommes soumis en vertu d’une loi, d’un décret ou d’un règlement ; ou
  • (iv) le traitement est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne ; ou
  • (v) le traitement est nécessaire pour nos intérêts légitimes et ne porte pas indûment préjudice à vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux. Veuillez noter que, lorsque nous traitons vos à caractère personnel vous concernant sur cette base, nous cherchons toujours à maintenir un équilibre entre nos intérêts légitimes et la protection de votre vie privée. Nos intérêts légitimes incluent notamment : bénéficier de services rentables, offrir nos produits et services à nos clients, prévenir la fraude, assurer la sécurité de nos systèmes et réseaux informatiques, et accomplir nos objectifs en matière de responsabilité sociale et d’entreprise.

Dans la plupart des cas, nous traiterons vos données à caractère personnel parce que ce traitement est nécessaire dans le cadre de nos relations contractuelles actuelles et futures. Si vous désirez plus d’informations sur le fondement juridique exact sur lequel nous nous appuyons pour traiter certaines données à caractère personnel, n’hésitez pas à nous contacter comme indiquée au point 7.

6. Qui a accès à mes données à caractère personnel ?

6.1 Au sein de la Raffinerie Tirlemontoise

Vos données à caractère personnel seront stockées par la Raffinerie Tirlemontoise sur ses systèmes informatiques, mais ne seront accessibles qu’aux membres du personnel qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leur fonction à la Raffinerie Tirlemontoise (ainsi que, si c’est nécessaire, ses sociétés mères et sœurs, Südzucker AG groupe, BioWanze, Beneo) et ce, uniquement pour les finalités reprises au point 4. 

Ces membres du personnel sont tenus de respecter nos règles et procédures internes relatives à la sécurité, la confidentialité et la protection des données à caractère personnel. Ils doivent également respecter les mesures techniques et organisationnelles que nous avons prises pour protéger vos données à caractère personnel. Ces mesures de sécurité ont été conçues pour tenir compte de l’état des connaissances de la technologie, des coûts de mise en œuvre, des risques présentés par le traitement et la nature des données à caractère personnel, le volume et les risques liés aux traitements des données à caractère personnel.

6.2 En dehors de la Raffinerie Tirlemontoise

Une partie des données à caractère personnel sont également transmises à certaines catégories de destinataires en dehors de la Raffinerie Tirlemontoise dans le cadre des finalités précitées, mais uniquement lorsqu’ils ont vraiment besoin de ces informations. Cela concerne en particulier :

  • (i) nos prestataires de services, comme des consultants, fournisseurs de services informatiques, entreprises de sécurité, compagnies d’assurances et établissements financiers ;
  • (ii) nos partenaires commerciaux, comme nos distributeurs et nos agents ;
  • (iii) tout organe juridictionnel, de répression, réglementaire ou autorité boursière ou un tribunal(qu’ils soient nationaux ou internationaux) auquel nous sommes tenus de transmettre des informations par la loi ou la réglementation applicable, ou à leur demande ;
  • (iv) les tierces parties qui nous conseillent ou nous assistent, comme les consultants externes, les comptables, huissiers et avocats, par exemple, dans le cadre de la cession ou du rachat d’une partie ou de la totalité de l’entreprise ; et
  • (v) les tiers impliqués dans des enquêtes sur d’éventuels cas de fraude ou d’autres violations de la loi.

Dans ce contexte, nous restons responsables du traitement de vos données à caractère personnel. Sauf lorsqu’’il s’agit d’une autorité, ces destinataires ne peuvent traiter vos données que sur la base de nos instructions spécifiques et pour aucune autre finalité, à moins que nous vous en ayons informé à l’avance et ayons obtenu votre consentement, lorsqu’il est nécessaire. Nous leur imposons également des obligations contractuelles spécifiques afin de garantir la protection de vos données à caractère personnel.

6.3 En dehors de l’Espace économique européen

Les destinataires peuvent parfois se trouver dans des pays extérieurs à l’Espace économique européen (« EEE »), qui pourraient ne pas garantir un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel. La législation applicable au transfert des données à caractère personnel vers ces pays nous oblige à mettre en œuvre des mesures appropriées pour garantir la protection des données à caractère personnel (comme des dispositions contractuelles qui imposent aux destinataires de protéger vos données à caractère personnel). Vous pouvez obtenir des informations supplémentaires et une explication à ce sujet, ainsi qu’une copie de ces mesures, en exerçant vos droits comme indiqué au point 7.

7. Quels sont mes droits et comment les exercer ?

Vous avez toujours le droit de demander l’accès à vos données à caractère personnel traitées par la Raffinerie Tirlemontoise et d’en demander la rectification lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes. Dans certains cas, vous pouvez également vous opposer au traitement de ces données, demander une limitation du traitement ou nus demander d’effacer certaines données. Enfin, vous avez également droit, dans certaines circonstances, de demander que certaines de vos données à caractère personnel vous soient retournées ou soient transférées à un tiers.

Lorsque vous avez donné votre consentement pour un certain type de traitement, vous pouvez le retirer à tout moment, mais vous devez savoir que, dans ce cas, vous ne serez peut-être pas en mesure de profiter pleinement de l’ensemble de nos services. Le retrait du consentement n’affectera pas la licéité du traitement fondée sur le consentement accordé avant son retrait. En outre, vous pouvez toujours vous opposer, sans aucun frais, à l’utilisation des données à caractère personnel vous concernant à des fins de marketing direct. 

Si vous souhaitez exercer l’un des droits ci-dessus, merci d’envoyer une lettre à la Raffinerie Tirlemontoise – Att du département Légal – Aandorenstraat 1 – 3300 Tienen ou un email à privacy@raftir.be, en joignant une copie de votre carte d’identité. 

La Raffinerie Tirlemontoise prend très au sérieux vos commentaires à propos du traitement de vos données à caractère personnel et les traite rapidement. Aussi n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des commentaires. 

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle chargée de la protection des données à caractère personnel en Belgique, à savoir l’Autorité de protection des données (APD). 

8. Combien de temps mes données sont-elles conservées ?

La durée de conservation exacte dépend des finalités pour lesquelles les données à caractère personnel sont traitées. 

En principe, la Raffinerie Tirlemontoise utilise les critères suivants pour la conservation de ces données à caractère personnel : les données à caractère personnel sont conservées (i) aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées et (ii) toujours en adéquation avec les dispositions légales, réglementaires et les exigences internes à cet égard.

Plus précisément, vos données à caractère personnel que nous détenons dans notre base de données et qui ne sont pas liées à un contrat spécifique sont supprimées 12 mois après votre dernière interaction avec nous.

En ce qui concerne les données à caractère personnel liées à un contrat que vous (ou l’entreprise pour laquelle vous travaillez) avez signé avec nous, la durée de conservation est égale à la durée de ce contrat, augmentée du délai de prescription en vertu duquel une demande peut être présentée suite à ce contrat, sauf lorsque des dispositions législatives ou réglementaires obligatoires prévoient une durée de conservation plus longue ou plus courte. Après l’expiration de cette période, vos données à caractère personnel seront supprimées de nos systèmes.

Les images des caméras de vidéosurveillance sont conservées pendant une durée de 1 mois maximum.

Les données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre d’un litige sont supprimées (i) dès qu’un accord à l’amiable a été conclu, (ii) dès qu’une décision a été rendue en dernier ressort et ne peut plus faire l’objet d’un recours ou (iii) lorsque les demandes sont prescrites.

9. Modification de la politique

La présente politique peut faire l’objet de modifications. La dernière modification à la présente politique en matière de protection de la vie privée date du 24/05/2018. Les modifications ou ajouts futurs relatifs au traitement de vos données à caractère personnel, tels que décrits dans la présente politique, vous seront communiqués à l’avance sur notre(nos) site(s) web (par exemple, via des  pop-ups), ainsi que par nos canaux de communication habituels (par exemple, par email, si nous disposons de votre adresse électronique). Merci cependant de toujours vous assurer que vous consultez la dernière version.

10. Contactez-nous

Pour les questions d’ordre général, vous pouvez toujours nous contacter en envoyant un email à info@raftir.beou une lettre à Tiense Suikerraffinaderij NV / Raffinerie Tirlemontoise SA, Avenue de Tervuren 182, B-1150 Bruxelles. Pour les questions relatives à la protection de votre vie privée et/ou pour exercer vos droits, merci de vous adresser à la personne de contact mentionnée au point 7. Nous nous ferons un plaisir de vous aider.