La Raffinerie Tirlemontoise – Politique générale en matière de protection des données

Dans le cadre de ses activités, la Raffinerie Tirlemontoise SA, Aandorenstraat 1, B-3300 Tirlemont (« Raffinerie Tirlemontoise »), collecte et utilise des informations sur des personnes physiques comme vous (également appelées « données à caractère personnel »).

La Raffinerie Tirlemontoise attache une grande importance à la protection de votre vie privée et s'engage dès lors à n'utiliser les informations qu'elle collecte à votre sujet que conformément à la présente politique. La Raffinerie Tirlemontoise agit dans le respect de la législation applicable en matière de protection de la vie privée, y compris le Règlement Général sur la Protection des Données ou « RGPD » (en anglais « GDPR »).

Dans le cadre de cet engagement, la Raffinerie Tirlemontoise souhaite, par le biais de la présente politique de confidentialité, expliquer pourquoi et de quelle manière nous traitons vos données à caractère personnel, ainsi que vos droits et nos obligations en la matière. Cette politique indique également à qui vous pouvez vous adresser au sein de la Raffinerie Tirlemontoise si vous avez des questions ou si vous souhaitez exercer vos droits (voir point 7).

1. Champ d’application

La présente politique de confidentialité s’applique à toute forme d’utilisation de données à caractère personnel concernant :

  • les clients potentiels, actuels et anciens (personnes physiques) ;
  • les fournisseurs potentiels, actuels et anciens (personnes physiques, y compris les agriculteurs et planteurs) ;
  • les représentants et membres du personnel des clients (personnes morales) ;
  • les représentants et membres du personnel des fournisseurs (personnes morales) ;
  • les visiteurs de nos sites ; et
  • les visiteurs de nos sites web et du portail agricole.

Cette politique ne s’applique pas aux informations relatives aux personnes morales elles-mêmes. Le « responsable du traitement » est la personne ou l'entité qui décide des finalités et des moyens du traitement de vos données personnelles. Sauf mention contraire dans une politique complémentaire relative à un traitement spécifique, le responsable du traitement est la Raffinerie Tirlemontoise.

2. Quelles données personnelles sont collectées à votre sujet par la Raffinerie Tirlemontoise ?

2.1 Général

Nous collectons en premier lieu les données d'identification et de contact des personnes avec lesquelles nous communiquons, telles que votre nom, votre adresse e-mail et/ou postale, votre numéro de téléphone fixe et/ou mobile. Le contenu des communications que vous échangez avec nous par courrier ou par e-mail est également conservé.

2.2 Professionnels

Pour les clients et fournisseurs professionnels qui sont des personnes physiques, cela comprend également votre titre, fonction, nom de votre entreprise, données de paiement telles que votre numéro de compte bancaire, IBAN, BIC et, le cas échéant, votre numéro de TVA, ainsi que votre historique d’achats/ventes auprès de la Raffinerie Tirlemontoise. Cela inclut également des caractéristiques personnelles telles que votre sexe, âge et date de naissance (si communiqués).

Pour les représentants et membres du personnel de clients et fournisseurs qui sont des personnes morales, cela comprend également votre titre, fonction et nom de votre entreprise.

Pour les fournisseurs de matières premières (par exemple les agriculteurs et planteurs), cela inclut également des informations relatives à leurs livraisons, telles que la quantité et la qualité des produits livrés.

Si vous nous fournissez des informations concernant d’autres personnes (par exemple, les coordonnées d’un collègue), vous devez remettre à cette personne une copie de la présente politique de confidentialité avant de nous transmettre ses données.

2.3 Particuliers

Pour les particuliers qui contactent la Raffinerie Tirlemontoise (même si nous ne vendons pas directement aux consommateurs), la Raffinerie Tirlemontoise conserve également, le cas échéant, l’historique d’achats ainsi que certaines caractéristiques personnelles, telles que votre sexe, votre âge et votre date de naissance (si communiqués).

2.4 Visiteurs de nos sites

Lorsque vous visitez l’un de nos sites, vous pouvez également être filmé par nos caméras de surveillance. Ces caméras sont toujours signalées par un pictogramme approprié.

Si vous avez un rendez-vous avec l’un de nos collaborateurs, vous devrez également indiquer votre nom et la personne de contact au sein de la Raffinerie Tirlemontoise à la réception.

Si vous visitez nos sites de Wanze ou de Longchamps, votre plaque d’immatriculation est également enregistrée automatiquement par notre système de reconnaissance des plaques, et vos heures d’arrivée et de départ sont consignées. Cela est également signalé à l’aide de pictogrammes appropriés.

2.5 Visiteurs de nos sites web

Lorsque vous visitez nos sites web ou notre portail agricole, nous collectons également certaines données de connexion et de communication (telles que votre adresse IP, le nom de domaine de votre fournisseur d’accès à internet, le type de votre navigateur, votre système d’exploitation et votre plateforme), des informations statistiques, ainsi que des données relatives à votre comportement, vos habitudes et vos préférences (comme les pages que vous avez consultées, les informations que vous avez demandées et le temps que vous avez passé sur nos sites).

3. Comment les données personnelles sont-elles collectées ?

Nous avons obtenu ces données personnelles directement ou indirectement via un ou plusieurs des canaux suivants :

  • (i) lorsque vous nous contactez et communiquez avec nos collaborateurs et/ou nos systèmes (informatiques) ;
  • (ii) lorsque vous nous remettez votre carte de visite ;
  • (iii) via des recherches en ligne ;
  • (iv) lors de la commande et de l’achat de nos produits/services ;
  • (v) via nos systèmes de vidéosurveillance et de sécurité ;
  • (vi) via notre système de reconnaissance automatique des plaques d’immatriculation ;
  • (vii) par l’intermédiaire de l’entreprise pour laquelle vous travaillez ou de l’un de vos collègues ;
  • (viii) lors de la visite de notre site web ;
  • (ix) en participant ou en vous inscrivant à des enquêtes, actions, concours et/ou visites d’entreprise ; ou
  • (x) en vous abonnant à notre newsletter ou en remplissant le formulaire de contact.

Nous complétons, si nécessaire, vos données personnelles à l’aide d’informations issues de sources publiques, telles que le Moniteur belge et la Banque-Carrefour des Entreprises.

Lorsque nous vous demandons directement des informations (par exemple via un formulaire), nous vous indiquerons toujours si ces informations sont obligatoires, ainsi que les conséquences d’un éventuel refus de votre part de les fournir.

Afin de garantir que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour, il se peut que nous vous demandions, à intervalles réguliers, de les vérifier et, si nécessaire, de les mettre à jour.

4. Pourquoi les données personnelles sont-elles collectées et utilisées ?

Vos données personnelles sont toujours traitées pour un objectif spécifique et clairement défini, et seules les données nécessaires pour atteindre cet objectif sont utilisées.

4.1 Finalités générales

Nous traitons les données personnelles des (représentants et membres du personnel des) clients et fournisseurs, ainsi que des visiteurs de notre entreprise et de nos sites web, pour les finalités générales suivantes :

  • (i) supervision de nos activités (mesure et élaboration de statistiques concernant les ventes, les achats, les paiements, le nombre de clients, etc.) ;
  • (ii) gestion de notre infrastructure informatique, y compris la continuité des activités ;
  • (iii) amélioration de la qualité de nos produits et services ;
  • (iv) protection de nos intérêts économiques ;
  • (v) gestion de nos systèmes d’archivage ;
  • (vi) défense juridique, y compris les réponses aux demandes officielles d’une autorité ou d’un tribunal ;
  • (vii) respect des obligations légales ;
  • (viii) finalités statistiques ;
  • (ix) suivi des questions et plaintes ;
  • (x) fusions et acquisitions ; et
  • (xi) sécurité de nos usines et de nos sites, y compris les contrôles de sécurité et la prévention des fraudes..

4.2 Professionnels

Nous traitons également les données personnelles des (représentants et membres du personnel de) clients et fournisseurs professionnels pour les finalités suivantes :

  • (i) préparation et exécution des contrats ;
  • (ii) achats, marchés, facturation et comptabilité ;
  • (iii) gestion des frais et des réclamations ;
  • (iv) support logistique ;
  • (v) gestion des relations avec les clients et fournisseurs et des programmes partenaires, envois de cadeaux de fin d’année ;
  • (vi) envoi périodique de newsletters et d’e-mails promotionnels concernant nos produits, services et informations pertinentes ;
  • (vii) organisation de promotions, d’actions commerciales et de concours ;
  • (viii) contrôle qualité des produits livrés ; et
  • (ix) supervision des activités sur nos sites, y compris le respect des politiques internes et des règles de santé et de sécurité.

4.3 Particuliers

Nous traitons également les données personnelles des particuliers pour les finalités suivantes :

  • (i) envoi périodique de newsletters et d’e-mails promotionnels concernant nos produits, services et informations pertinentes ;
  • (ii) gestion des relations avec les clients qui achètent nos produits via des grossistes ou détaillants ;
  • (iii) réponse aux questions ; et
  • (iv) organisation de promotions, d’actions commerciales et de concours.

4.4 Visiteurs de nos sites

Nous traitons également les données personnelles des visiteurs de nos sites pour :

  • (i) tenue d’un registre des visiteurs et gestion des contrôles d’accès ;
  • (ii) fonctionnement du système automatisé de reconnaissance des plaques d’immatriculation (applicable uniquement aux visiteurs des sites de Longchamps et Wanze) ;
  • (iii) organisation de visites d’entreprise ou scolaires ; et
  • (iv) supervision des activités sur nos sites, y compris le respect des politiques internes et des règles de santé et de sécurité.

4.5 Visiteurs de nos sites web

Nous traitons également les données personnelles des visiteurs de notre site web et de notre portail agricole pour les finalités suivantes :

  • (i) gestion et amélioration de nos sites web (par exemple, par le diagnostic de problèmes de serveur, l’optimisation du trafic, l’intégration et l’amélioration des pages) ;
  • (ii) mesure de l’utilisation de nos sites (par exemple, par l’établissement de statistiques de trafic ou la collecte d’informations sur le comportement des visiteurs et les pages consultées) ;
  • (iii) amélioration et personnalisation de votre expérience utilisateur ainsi que l’adaptation du contenu du site à chaque visiteur (par exemple, via la mémorisation de vos sélections et préférences et l’utilisation de « cookies ») ;
  • (iv) analyse de l’efficacité de nos campagnes par e-mail et optimisation de l’envoi de ces e-mails pour une meilleure communication ; et
  • (v) surveillance et prévention des fraudes et d’autres utilisations abusives potentielles de notre site web.

5. Base légale permettant de collecter et d’utiliser les données personnelles

Les données à caractère personnel ne peuvent être traitées sans une base légale valable. C’est pourquoi nous ne traiterons vos données personnelles que dans les cas suivants :

  • (i) lorsque nous avons obtenu votre consentement volontaire, explicite et spécifique pour le traitement de vos données personnelles à une ou plusieurs fins déterminées ; ou
  • (ii) lorsque le traitement est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat ; ou
  • (iii) lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis en vertu d’une loi, d’un décret ou d’une ordonnance ; ou
  • (iv) lorsque le traitement est nécessaire à la protection de vos intérêts vitaux ou de ceux d’une autre personne physique ; ou
  • (v) lorsque le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par la Raffinerie Tirlemontoise. Dans ce cas, nous nous assurerons que vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts légitimes.

Des exemples d’un tel intérêt légitime sont : la fourniture d’un service rentable, la promotion de nos produits et services auprès de nos clients, la prévention de la fraude, la protection de nos systèmes et réseaux informatiques, ainsi que le respect de nos responsabilités en matière de droit des sociétés et de responsabilité sociale.

Dans la plupart des cas, vos données personnelles seront traitées parce que cela est nécessaire dans le cadre de notre relation contractuelle (présente ou future). Pour plus d’informations sur la base légale précise sur laquelle nous nous appuyons pour traiter certaines de vos données personnelles, n’hésitez pas à nous contacter comme indiqué au point 7.

6. Qui a accès à mes données personnelles ?

6.1 Au sein de la Raffinerie Tirlemontoise

os données personnelles sont enregistrées dans les systèmes informatiques de la Raffinerie Tirlemontoise, mais elles ne seront accessibles qu’aux membres du personnel qui, dans le cadre de leurs fonctions au sein de la Raffinerie Tirlemontoise (ainsi que, le cas échéant, de sa société mère ou de ses sociétés sœurs, telles que le groupe Südzucker AG, BioWanze, Beneo), ont besoin d’y accéder et ce uniquement aux fins décrites au point 4.

Ces collaborateurs sont liés par nos règles et procédures internes en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données personnelles. Ils sont également tenus de respecter les mesures techniques et organisationnelles mises en place pour garantir la sécurité de vos données personnelles. Ces mesures de protection tiennent compte de l’état de la technique, des coûts de mise en œuvre, ainsi que de la nature, de la portée et des risques liés au traitement des données.

6.2 En dehors de la Raffinerie Tirlemontoise

Certaines données personnelles peuvent également être transmises à des catégories spécifiques de destinataires extérieurs à la Raffinerie Tirlemontoise, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, et uniquement si ces destinataires ont réellement besoin de ces informations. Il s’agit notamment :

  • (i) de nos prestataires de services, tels que les consultants, fournisseurs de services informatiques, sociétés de sécurité, compagnies d’assurance et institutions financières ;
  • (ii) de nos partenaires commerciaux, tels que les distributeurs et agents ;
  • (iii) des autorités publiques ou organismes affiliés auxquels nous sommes légalement tenus de transmettre certaines données ;
  • (iv) de tiers qui nous conseillent ou nous assistent, comme des consultants externes, comptables, huissiers de justice ou avocats, notamment dans le cadre d’une cession ou d’une acquisition (partielle) de l’entreprise ;
  • (v) de tiers impliqués dans des enquêtes relatives à des cas présumés de fraude ou à d’autres infractions légales.

Nous restons responsables du traitement de vos données personnelles. À l’exception des autorités publiques, ces destinataires ne peuvent traiter vos données qu’en suivant nos instructions précises et ne peuvent les utiliser à d’autres fins, sauf si nous vous en avons informé au préalable et, le cas échéant, obtenu votre consentement. Des obligations contractuelles spécifiques leur sont également imposées afin de garantir la protection de vos données personnelles.

6.3 En dehors de l’Espace économique européen

Certains destinataires peuvent se trouver dans un pays situé en dehors de l’Espace économique européen (EEE), où le niveau de protection des données personnelles n’est pas toujours équivalent à celui de l’UE. Conformément à la législation applicable, le transfert de données vers de tels pays ne peut avoir lieu qu’à condition que des mesures de protection adéquates soient prises (par exemple, des clauses contractuelles imposant aux destinataires de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles). Vous pouvez obtenir de plus amples informations à ce sujet, ou une copie de ces garanties, en exerçant vos droits comme décrit au point 7.

7. Quels sont mes droits et comment puis-je les exercer ?

Vous avez à tout moment le droit de consulter les données personnelles que la Raffinerie Tirlemontoise traite à votre sujet, et de faire corriger toute donnée incorrecte ou incomplète. Dans certains cas, vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données, en demander la limitation ou nous demander la suppression de certaines informations. Enfin, dans des circonstances précises, vous avez également le droit de demander que certaines de vos données personnelles soient transférées à vous-même ou à un tiers.

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous pouvez le retirer à tout moment. Toutefois, veuillez noter que ce retrait pourrait limiter votre capacité à bénéficier pleinement de nos services. Ce retrait n'affectera pas les traitements déjà effectués sur la base de votre consentement antérieur.

En outre, vous pouvez à tout moment, sur simple demande et gratuitement, vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits susmentionnés, veuillez envoyer une lettre à l’adresse suivante :
Raffinerie Tirlemontoise – Département Juridique – Aandorenstraat 1 – 3300 Tirlemont, Belgique,
ou un e-mail à : privacy [at] raftir.be, dans les deux cas accompagné d'une copie de votre carte d'identité.

La Raffinerie Tirlemontoise prend vos remarques concernant le traitement de vos données personnelles très au sérieux et y donnera rapidement suite. N’hésitez donc pas à nous contacter en cas de question.

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données — en Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données (APD).

8. Pendant combien de temps mes données sont-elles conservées ?

La durée exacte de conservation dépend de la finalité pour laquelle les données personnelles sont traitées.

En principe, la Raffinerie Tirlemontoise applique les critères suivants pour déterminer la durée de conservation des données personnelles :
(i) les données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été collectées ; et
(ii) toujours en conformité avec les exigences légales, réglementaires et internes applicables en la matière.

Plus concrètement :

Les données personnelles que nous détenons dans notre base de données et qui ne sont pas liées à un contrat spécifique sont supprimées 12 mois après votre dernière interaction avec nous.

Pour les données personnelles liées à un contrat que vous (ou l’entreprise pour laquelle vous travaillez) avez conclu avec nous, la période de conservation correspond à la durée du contrat, augmentée de la période pendant laquelle des réclamations légales peuvent encore être introduites, sauf si des obligations légales ou réglementaires impératives imposent une durée plus courte ou plus longue. Après expiration de cette période, vos données sont supprimées de nos systèmes.

Les images de vidéosurveillance sont conservées pour une durée maximale de 1 mois.

Les données personnelles collectées et traitées dans le cadre d’un litige sont supprimées :
(i) dès qu’un règlement à l’amiable a été trouvé,
(ii) dès qu’une décision définitive non susceptible de recours a été rendue, ou
(iii) lorsque l’action est prescrite.

9. Modification de la politique

Le contenu de la présente politique peut être modifié. Cette politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 24/05/2018. Toute modification ou mise à jour future concernant le traitement de vos données personnelles, tel que décrit dans la présente politique de confidentialité, vous sera communiquée au préalable via nos sites internet (par exemple, au moyen de fenêtres pop-up), ainsi que par nos canaux de communication habituels (par exemple, par e-mail, si nous disposons de votre adresse électronique). Nous vous invitons néanmoins à toujours vérifier si vous consultez la version la plus récente de cette politique.

10. Contactez-nous

Pour toute question générale, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse suivante : info [at] raftir.be,
ou par courrier postal à : Raffinerie Tirlemontoise SA, Aandorenstraat 1, B-3000 Tirlemont – Belgique

Pour toute question relative à la confidentialité de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, veuillez contacter la personne indiquée au point 7. Nous sommes à votre disposition pour vous aider.